Cuando hablamos de un reporte técnico, nos referimos a un documento en el que se recolecta una cantidad de información para que sea comunicada a través de él. En esta oportunidad te vamos a explicar todo lo que necesitas saber sobre este importante documento para que puedas hacerlo correctamente.
Tabla de Contenido
¿Qué es un reporte técnico?
Un reporte técnico se encarga de llevar en él mucha información que generalmente tiene que ver con problemas que deben resolverse. Son documentos muy usados en las grandes y medianas empresas, pero también se usan mucho en las ramas de arquitectura e ingeniería.
En los reportes técnicos se muestran todos los detalles de la situación que hay que resolver y, además muestra las posibles soluciones existentes para poder resolver o mejorar la problemática que se plantea.
Estos documentos se pueden hacer escritos o presentarse a las personas correspondientes de forma oral. Pero, muchas veces las empresas prefieren que este reporte técnico sea escrito para tener un registro de las problemáticas y de las soluciones que se han planteado.
Luego de ello, redactan nuevas documentaciones basadas en este reporte técnico, donde se muestran los avances que se han logrado para solucionar el problema y que fueron planteados en el reporte técnico principal.
Las personas especializadas en la elaboración de los reportes técnicos son los asesores o consultores. Por ello, es indispensable que una empresa grande o mediana cuente con un profesional en el área que se encargue de la redacción de estos documentos.
Características de un informe técnico
Cuando se hace un reporte de servicio técnico se deben cumplir con una serie de características importantes para realizarlo correctamente. Estas características son:
- Plantear las ideas detalladamente y de forma precisa.
- El lenguaje con el que se redacte debe ser muy objetivo y claro.
- Es ideal usar muchas estadísticas y gráficos que apoyen el contenido del Reporte.
- Todo lo que se plantee en el reporte debe ser funcional y que se pueda ejecutar.
Un reporte puede ser muy largo o muy corto, todo es variable dependiendo de lo que quieras expresar en él o las exigencias que tenga la persona que solicita el informe. Pero las características de un reporte técnico son estándar en su mayoría.
¿Cómo se hace un reporte técnico?
Como hemos mencionado, el reporte técnico tiene la finalidad de estudiar un problema, recopilar información sobre dicha problemática para luego dar las mejores soluciones, recomendaciones o ideas que ayuden a mejorar la situación.
Cuando quieras hacer un informe técnico debes tener en cuenta tres cosas sumamente importantes a la hora de redactarlo, las cuales cosas son:
- Ser precisos.
- Tenes consistencia.
- Expresar los puntos con claridad.
La forma en la que puedes ejecutar correctamente un reporte técnico de un proyecto, para alguna empresa o para cualquier situación es mediante un método formado por cuatro fases. Estas fases son las siguientes:
- Preparación
- Organización del material
- Redacción del documento
- Revisión
A continuación, te vamos a detallar cada una de las fases por las que debes pasar para tener el mejor reporte técnico.
Fase 1: Preparación
Esta etapa tiene como finalidad definir cual va a ser el tema que se tratará en el reporte técnico, ya sea la problemática o asunto a tratar. De esta manera tienes una idea en concreto del tema o puedes estudiarlo a fondo para así hacer un informe mucho más preciso.
Otra de las principales cosas que debes tener en cuenta antes de empezar, es a quien ira dirigido el reporte. Te preguntarás ¿Porque es importante? Pues, si es muy importante, debido a que es la persona que va a leer el reporte y debes tener presente las respuestas a las siguientes interrogantes:
- ¿Qué es lo que el lector quiere saber al leer el documento?
- ¿Ya conoce alguna de las cosas que expresaré en el documento?
- ¿Cómo puedo hacer que el lector aprenda cosas nuevas sobre el tema del documento?
- ¿Cuál es el tipo de redacción que será más comprensible para el lector?
- ¿Mi reporte técnico tendrá alguna utilidad?
Las respuestas a estas preguntas pueden ser muy variables, esto debido a que puede ser un reporte dirigido a la directiva de una empresa, a los empleados, un arquitecto, etc.
Para terminar esta fase, es necesario que tengas una buena recopilación de material. Estos pueden ser hechos o buenas ideas referentes al tema que estás tratando.
Fase 2: Organización del material
Para que la idea que estás transmitiendo en el informe sea mucho más concisa y organizada puedes tener en cuenta diez aspectos que te ayudarán a la elaboración del reporte técnico. Estos son:
- Crear una frase corta y precisa que indique el motivo que se está planteando. De esta manera puedes saber si las personas entienden el plan que has expuesto.
- Debes estudiar bien los hechos que se han recolectado y hacer una depuración de todos esos materiales que no aporten nada al reporte.
- Todo lo encontrado para ser material del reporte debes revisarlo con cautela y hacer todos los cambios que sean necesarios.
- Establece bien el orden en el que quieres exponer los puntos importantes del material recolectado. Estos los puedes organizar en capítulos o secciones dentro de reporte técnico.
- El material recolectado debe estar ordenado, de esta manera el lector puede seguirlo con mucha facilidad y entender bien los puntos que se exponen, además de aprender las cosas nuevas que se muestran en el documento.
- Todas aquellas recomendaciones o conclusiones que muestres en el informe deben estar de la mano con los hechos. Si estas haciendo el reporte sobre una problemática, debes dar soluciones acordes a dicha situación.
- Piensa muy bien el título que vas a colocarle a tu reporte técnico y cada subtitulo que coloques en el mismo. El título debe dar una idea concisa del tema tratado en el documento.
- La mejor recomendación siempre será apoyar toda la información del reporte con ilustraciones o gráficos. Estos pueden ayudar a evaluar mejor los beneficios que darían las soluciones que planteas o los daños que causa la problemática que quieres dar a conocer.
- Puedes pensar si es necesario hacer uso de un pie de página. Es recomendable usarlos cuando se usan citas, porque en ellos se pueden poner las fuentes, cuando se mencionan autoridades o fuentes de información.
- Es bueno considerar usar apéndices en el documento, ya que de esta manera se puede pasar información del desarrollo general y anexarla en esta sección. Esto ayuda a los lectores a comprender mejor el reporte.
Fase 3: Redacción del Reporte Técnico
Al momento de empezar a redactar el reporte Técnico debes tener en cuenta los siguientes puntos:
- ¿Qué tono debo usar en la redacción? Esto es muy importante a la hora de iniciar la redacción del reporte. El tono depende completamente del lector al que vaya dirigido el documento. Cuando se habla de un informe técnico, comercial o científico siempre se emplea un tono claro y de tipo comercial.
- Organización, en el momento de redactar debes tomar en cuenta el orden numérico o alfabético de las secciones que vas a utilizar para que el lector pueda desplazarse fácilmente por el documento.
- Gráficos o ilustraciones: pueden usarse para expresar mucho mejor la información que se esta expresando en el reporte técnico.
- Introducción: es importante hacer una introducción, ya que es la manera en la que se hace la presentación general del material a presentar en todo el documento. Al momento de hacerla debes agregar lo siguiente:
- Destinatario del Reporte. Aquí debes mostrar el nombre y cargo de la persona a la que va dirigido.
- La fecha en la que entregas el reporte.
- El propósito del reporte.
- Título de los Antecedentes del Reporte (si los hay).
- El resumen de los resultados obtenidos.
- La lista de los capítulos, secciones y apéndices del documento. En el orden en el que están redactados.
- Definiciones de términos que se hayan utilizado de manera específica.
- Secciones y Apéndices del Reporte. En esta parte del reporte puedes agregar los siguientes elementos:
- Enunciado para los hechos que pudiste obtener en el material del reporte. (Añadir fuentes de información)
- Análisis de los hechos mencionados.
- Presentar las recomendaciones y conclusiones que se pueden sacar de los hechos.
- Menciones o resúmenes del contenido que se encuentra en algún apéndice.
- Conclusiones. Para realizar las conclusiones del reporte puedes tener en cuenta los siguientes puntos:
- Resumen de la información expuesta en las secciones o capítulos.
- Recomendaciones basadas en los resultados.
- Explicar las acciones que se deben tomar en base a lo expuesto en el reporte.
- Indica la importancia de lo que se está exponiendo en el reporte.
- Puedes anexar una sección de consideraciones generales relacionadas al tema.
- Lista de referencias: esto lo debes agregar en caso de que en el informe hayas agregado algún contenido que lleve referencias, ya sea de documentos anteriores o de publicaciones.
- Índice: es una sección excelente para tu reporte, la cual permite al lector ubicarse rápidamente en alguna parte del documento.
Fase 4: revisión
Cuando hayas culminado todo el reporte, debes hacer una revisión del mismo de manera objetiva, para evaluar los posibles cambios que puedes hacer para mejorarlo. Para ello debes hacer lo siguiente:
- Evaluar en general el informe para saber si la estructura del mismo es la adecuada.
- Comparar el índice, los títulos, la introducción y la conclusión. Verifica que todo vaya de la mano.
- Leer bien el texto para evitar errores de gramática o ideas confusas.
- Trata de hacer la revisión con otra persona leyéndolo en voz alta, para corroborar que las ideas son comprensibles.
- Verifica que los gráficos o ilustraciones hagan bien la función de transmitir la información que se quiere dar.
- Puedes buscar ayuda de una tercera persona que también sea profesional y tenga experiencia con los reportes técnicos.
Estructura de un informe técnico
Es muy importante saber que para realizar este documento debes seguir la estructura de un reporte técnico. Esta estructura es la base en la que se debe redactar el reporte, pero puede ser variable su orden según los asuntos que se traten en él.
Sin embargo, siempre se sigue una estructura estándar la cual contiene los elementos de un reporte técnico. Esta estructura se muestra a continuación:
- Introducción
- Desarrollo
- Conclusiones y soluciones
- Bibliografía
- Gráficos e ilustraciones
En la mayoría de las ocasiones, los reportes técnicos son elaborados para las grandes empresas y son entregados a sus encargados directivos. Si este es tu caso, te recomendamos agregar un resumen ejecutivo en el que se muestren muchos detalles de importancia para la directiva, luego plantear las partes que se pueden mejorar y las maneras en las que la empresa lo puede hacer.
Formato de reporte técnico
Si aun no tienes claro como se debe realizar el reporte técnico, a continuación, te mostramos el formato con el cual debes trabajar.
Gramática y ortografía
Cuando se hace el reporte técnico el principal objetivo de los profesionales que se dedican a esto es dar la mayor información en muy poco tiempo. Esto se puede lograr cuando la gramática y la ortografía del reporte es impecable.
Estilo
La manera en la que debes redactar un informe técnico es muy formal. Para saber esto hay que tener muy presente al lector, ya que debes conocer los intereses y necesidades que ellos tienen.
Además, es importante tener muy claro cuál es el tema y el propósito del reporte, porque de allí se origina el estilo en el que debe estar hecho.
- La consistencia en el reporte es muy importante para el estilo del mismo. Si empiezas el informe con un todo formal debe terminar con el mismo tono. Si los títulos están en mayúsculas deben estar todos igual.
- Toda la tipografía del reporte debe estar igual. Si inicias el reporte con la tipografía Times New Toman de tamaño 12, todo el informe debe llevar la misma tipografía. Cabe destacar que la tipografía Arial 12 es la mas utilizada para este tipo de reportes.
- Se recomienda que la redacción del reporte sea impersonal.
Presentación
En el momento de presentar el reporte técnico, debe ser también con mucha consistencia. La presentación del reporte debe dar una buena impresión al lector a primera vista.
- Debe tener títulos, enumeraciones, espaciamientos, figuras, tablas y demás contenido organizados y configurados de la misma forma.
El encuadernado, a pesar de ser lo último que se debe hacer también es de mucha importancia. La tapa del encuadernado debe mostrar el título del reporte centrado y con letras grandes, bajo el titulo el nombre de su autor, y un poco más abajo la fecha en la que se entregó.
Ejemplos de un reporte de soporte técnico
Para que tengas una idea de la manera en la que puedes hacer una portada del reporte técnico o hacer entrega de un pequeño resumen del mismo, puedes usar este ejemplo de reporte que te mostramos a continuación:
(Lugar donde lo entregas)
(fecha en la que lo entregas)
Asunto: Reporte Técnico de (titulo que le das a tu reporte)
(Nombre del destinatario)
(Cargo del destinatario)
(Nombre de la empresa en la que se trabaja)
PRESENTE.
| Exposición de hechos |
| Análisis |
| Resultados obtenidos |
| Recomendaciones y conclusiones |
Se hace entrega del presente Informe Técnico en (lugar) el (DD/MM/AAAA) siendo las 00:00 hrs.
Atentamente
(Nombre del autor)
(Datos generales del autor)
Bibliografía
Fuente: https://economipedia.com/definiciones/informe-tecnico.html
Fuente: https://milformatos.com/empresas-y-negocios/reporte-tecnico/
Fuente: https://www.modelocarta.net/informe-tecnico.html
Fuente: https://milformatos.com/empresas-y-negocios/reporte-tecnico/#formato+de+un+reporte+t%c3%a9cnico
