Reporte de ventas: Mensuales, Semanales y Diarios

En el área de los reportes realmente podemos encontrar una gran cantidad de variedades, siendo uno de ellos y el más importante en el mundo del comercio el reporte de ventas. Las ventas son la clave para conseguir que una organización dedicada a las ventas pueda sobrevivir y he aquí la relevancia.

Pero no es suficiente con saber de qué se trata, también tienes que tener la información adecuada para elaborar el tuyo y ese es el objetivo el día de hoy. Además de explicarte qué es un reporte de ventas, veremos para qué sirve un reporte de ventas Excel, cómo hacer un reporte de ventas en Excel, un ejemplo para que tengas mayor claridad al hacer tu informe, el formato de reporte de ventas y ¡mucho más!

Por lo tanto, no te puedes perder este artículo, que servirá de guía si lo que necesitas es hacer un reporte completo de este tipo y mantener en las mejores condiciones tu negocio.

Antes de pasar a ver punto por punto, es fundamental que te puedas introducir sabiendo que el reporte de ventas diarias es el instrumento más importante que te permite establecer los objetivos específicos que te has propuesto para las ventas de tu negocio, y ver si estos efectivamente se están cumpliendo.

Pero mejor aún, porque además tendrás la posibilidad de determinar cómo se encuentra el rendimiento de tu equipo de ventas. Con todo esto mencionado, te encuentras preparado para conocer a profundidad sobre el reporte diario de ventas.

reporte de ventas excel

Qué es un reporte de ventas

En un negocio las actividades comerciales son lo más importante, sin un correcto conocimiento y solución a los problemas tan solo se estará destinado al fracaso.

El reporte de ventas diarias en Excel es un informe que te permite a ti y todas las empresas tener una visión más amplia del comportamiento de las ventas en sí. Teniendo como objetivo la evaluación de las situaciones de la organización para así poder tomar las mejores decisiones. Añadiendo a lo anterior el hecho de tener las información necesaria para analizar el volumen de las ventas y el desempeño de los ejecutivos.

Este reporte te permite coleccionar los datos que obtienes desde el sistema de punto de ventas. Una de las mejores alternativas es poder implementar el uso de un software para tener en tiempo real y de forma rápida esta información, la cual se puede presentar en:

  • Porcentajes.
  • Series en el tiempo de datos individuales o agrupados.
  • Tendencias.
  • Medidas estadísticas poblacionales.
  • Tablas o gráficos.

A modo de resumen, el reporte de ventas Excel es un informe vital para que puedas desarrollar una estrategia exitosa en cualquier tipo de negocio.

Para qué sirve un reporte de ventas

Ahora que conoces qué es este instrumento será necesario que demos el siguiente paso y tener claro para qué sirve el reporte de ventas de una empresa. Esto te podrás ayudar a entender mejor el proceso de elaboración que veremos más adelante.

Un reporte de ventas mensuales Excel o diario te ayuda, y ayuda a la empresa, a poder ver nuevas oportunidades de mercado, donde tendrás la capacidad de mejorar los resultados que en este momento te encuentras obteniendo.

Por lo tanto, si lo queremos ver desde otra perspectiva, el reporte ventas permite a quienes toman las decisiones en la empresa llegar a la planificación de estrategias de venta más efectivas. Poder también observar el comportamiento y efectividad del equipo de ventas y reducir la duración del ciclo de ventas.

Al igual que también puedes conocer el progreso que van teniendo las actividades y el alcance de los objetivos.

Es más, un reporte mensual de ventas es de suma importancia para los directivos del área de ventas porque los ayuda con el análisis y así poder definir si las estrategias ejecutadas hasta el momento han sido las adecuadas o se necesita implementar mejoras.

Ten presente, que al tratarse de temas financieros, no puede haber cabida a los errores. Un pequeño error puede hacer que la percepción de la situación actual desencadene una mala gestión de inversiones o toma de decisiones.

En consecuencia y para ir cerrando este apartado relacionado al para qué sirve un reporte de ventas sap, este tiene el fin de medir el rendimiento de las acciones comerciales que han hecho los vendedores y promotores en el día, un mes o un año.

Cómo hacer un reporte de ventas en Excel

¿Preparado para poner manos a la obra? Ahora que tienes el conocimiento más relevante de este tipo de reporte, es tiempo que sepas cómo hacer un reporte de ventas.

Presta mucha atención, porque a continuación conocerás las claves y el paso a paso para elaborar tu reporte con éxito, sin que se te escape ningún detalle.

1. Reunir todos los datos de venta

Realmente la creación de un reporte de ventas no es complicado si sigues con atención los siguientes pasos. Además tendrás la capacidad y las herramientas necesarias para crear un reporte diario, semanal, mensual o anual según te soliciten en la empresa.

Eso sí, lo más importante que vas a necesitar es contar con el programa Excel en tu computadora.

2. Crear una tabla

Es el momento de crear una tabla en Excel con la información específica que te esté siendo requerida. Indica el nombre del reporte de ventas que vas a presentar, los datos, y todos los elementos en cada una de las casillas.

pasos para reporte de ventas

3. Utilizar la fórmula para ver el crecimiento de las ventas

Ahora es el momento de la verdad, porque verás el costo en crecimiento de ventas. Para ello la fórmula a utilizar será:

(Ventas del mes)- (ventas del mes anterior)

La fórmula quedaría así: =B3-B2

¡Atención! Porque debes copiar y pegar esta fórmula en todas las otras celdas. Para que de esta manera se arrojen los resultados en todas las casillas y no haya errores.

pasos para reporte de ventas calculo

4. Calcular el porcentaje

Será indispensable que también puedas obtener la información pero en porcentajes. Para ello la fórmula es la siguiente:

(Crecimiento mensual)/ (Venta del mes)

Siendo la fórmula exacta a ingresar en tu Excel: =C3/B3

Al igual que en el punto anterior, es fundamental que no olvides copiar y pegar dicha fórmula en las otras celdas.

pasos para reporte de ventas calculos

Si te llegase a ocurrir que los resultados no se arrojan como porcentajes, solo debes cambiar el formato antes de aplicar la fórmula. Para ello tienes que hacer clic en el apartado de porcentaje (%) que está en el grupo de Número.

pasos para reporte de ventas

5. Sumar los totales de cada elemento

Es el momento de sumar todos los totales. Para eso debes ir a la celda de Total y de Venta, en el momento que hagas clic sobre esta se desplegará un menú y en este tan solo debes seleccionar el apartado de suma.

No olvides hacer lo mismo con todas las otras celdas.

suma para reporte de ventas

6. Crear un diagrama circular

Este diagrama es clave para poder ofrecer con claridad los resultados obtenidos. Tan solo tienes que ir y selecciona Gráficos o Charts y dar clic a Pastel o Pie.

Si te encuentras elaborando un reporte de ventas en Excel pero en Microsoft, tan solo tienes que insertar un gráfico circular y elegir el que más te guste.

diagrama para informe de ventas

Después de seleccionar el gráfico, este va a aparecer de manera automática en tu tabla de datos.

7. Añadir un poco de estilo

Un reporte de ventas puede ser un elemento que llame la atención o que pase desapercibido según quieras tú. Pero queremos recomendarte que le des un poco de estilo para que se pueda adaptar de mejor manera a la imagen de la empresa.

Por eso al día de hoy y gracias a las actualizaciones de Excel tienes la posibilidad de modificar los colores y el formato.

Y si no te quieres inclinar por esta alternativa, de todas maneras es importante que cambies los colores, para que se puedan entender mejor los datos expuestos.

8. Insertar un diagrama de columnas

Ya estamos próximos a finalizar con tu elaboración del reporte de ventas mensuales Excel. Ahora tienes que seleccionar los rangos Mes y Ventas y darle a la opción de columnas. Estas las encontrarás en el mismo menú de los Gráficos.

Selecciona el que más te guste y se adapte a la imagen de la empresa o negocio.

diagrama barras para informe de ventas

9. Dar la presentación

La presentación dependerá netamente de ti. Por lo tanto, si quieres puedes cambiar los colores y el estilo.

10. Hacer una revisión final

Cuando ya se encuentren todos los datos, gráficos y columnas no estará todo listo, el último paso es que le des una revisión final.

Encárgate de verificar que todos los datos estén correctos y asegúrate de que este se vea presentable y sobre todo fácil de comprender.

Con todos estos elementos te encuentras preparado para comenzar a realizar tu propio reporte de ventas diarias, mensual o anual.

Ha llegado el momento de ver ejemplo de reporte de ventas en Excel, para que termines de entender la elaboración y la presentación final que este debe tener.

Ejemplos de un reporte de ventas

Poder tener a la mano un ejemplo de reporte de ventas es clave para cuando vayas a elaborar el tuyo tengas de dónde guiarte. No olvidemos que en este tipo de reporte no puede haber ningún error, ni por más mínimo que sea, porque los resultados afectan directamente en la toma de decisiones que involucran las ventas.

Por eso queremos que prestes mucha atención y observes con detenimiento cada reporte de ventas ejemplo que tenemos para ti.

Reporte de ventas de productos por día, semana y mes

Es gracias a este reporte de ventas que tienes la posibilidad de conocer y presentar en mayor detalle el índice de consumo que tiene la empresa. Para entender mejor este tipo de reporte a continuación te mostramos un ejemplo de un reporte de ventas de datos de productos vendidos por día, semana y mes.

reporte con ventas por mes semana y dia

La imagen siguiente tiene relación con un reporte de ventas diarias:

ejemplo excel venta diaria

A continuación un reporte de ventas semanales:

ejemplo excel venta semanal

Y la imagen siguiente es un reporte de ventas de todo un mes:

ejemplo excel venta mensual

Reporte de número de llamadas realizadas

El reporte de número de llamadas realizadas es uno de los informes fundamentales porque te da información sobre el rendimiento de cada ejecutivo de ventas. Por lo tanto, será clave para que puedas descifrar cuáles son los días de la semana más prometedores para comunicarse con un contacto.

reporte de llamadas realizadas

Una excelente estrategia y que además recomiendan los expertos en este sector, es que establezcas un número de llamadas al día y en base a esto dar un seguimiento de la reacción de los consumidores.

En resumen, este tipo de reporte te ayudará para saber cuáles son los días ideales para realizar una venta o cuando es mejor hacer una llamada para ofrecer información.

Reporte de ventas semanales por vendedor

La ventaja de poder realizar este tipo de reporte, es que tendrás la posibilidad de ver los ingresos comerciales por semana. Sumando a lo anterior poder observar la progresión de cada uno de los vendedores y cuánto se logran acercar a las metas establecidas por la empresa.

reporte de ventas por vendedor

Si miras detenidamente este ejemplo de reporte de ventas semanales por vendedor, puedes ver el total de ventas por día que haya realizado un vendedor y en las columnas visualizar la transición de dicho vendedor hacia los objetivos previamente establecidos.

Reporte de ventas sap

Es fundamental que sepas que un reporte de ventas sap viene completamente terminado, por lo tanto, no necesitas hacer ningún tipo de programación adicional, se encuentran generados en Excel, formateados y bien presentados. Todo esto te da una gran ventaja, que es que puedes analizarlo de acuerdo a tus necesidades o de la empresa.

En consecuencia, representa una gran ventaja operativa en las áreas de finanzas, de almacén, de servicio al cliente, de impuestos, presupuestos, y mucho más.

Algunos de los reportes que te ofrece este sistema (SAP) tienen relación con:

  • El cuadre diario de ventas
  • Cobros diarios
  • Ventas diarias
  • Órdenes de venta abiertas
  • Bonificaciones por cliente
  • Listas de precios
  • Ventas e indicadores de gestión
  • De clientes
  • Financieros Trial Balance
  • Financieros Trial Balance 2
  • Balance Sheet Summary

Descargar ejemplos en Excel

A petición de muchos usuarios, hemos cambiado los ejemplos en PDF descargables por ejemplos en Word y Excel para que podáis editar cualquier cosa sin problema. Esperamos que os resulten útiles todos los ejemplos.

Formato de reporte de ventas para descargar Excel

El hecho de que puedas contar con un formato de reporte de ventas diarias, mensuales o anuales te ayudará bastante en la realización de tu propio informe.

Por eso cuando hagas clic en este enlace tendrás la posibilidad de descargar tu formato de reporte de ventas. Tan solo recuerda ser muy cuidadoso con los datos, para que los resultados sean los correctos y en base a ellos tu empresa pueda tomar las mejores decisiones para continuar progresando.

Además de poder evaluar las estrategias que se encuentran aplicando en este momento. No olvides que estos informes son una excelente herramienta para ir haciendo los ajustes necesarios en el camino.

10 herramientas o APPs para crear reportes de ventas

Un software o app para crear reporte de ventas es el mejor aliado que puedes encontrar el día de hoy para generar un reporte exacto.

Debemos aceptar que el trabajo de los vendedores es uno de los pilares de cada negocio, ya que sin este prácticamente no habría ganancias o un orden en los ingresos. Pero la buena noticia es que la tecnología tiene para ofrecerte una gran variedad, por eso queremos mostrarte las 10 herramientas o APPs que te podrán ayudar.

Para ser más exactos, este tipo de herramienta lo que busca es optimizar y acelerar el ciclo de vida completo de la venta de productos. Pudiendo alcanzar de forma exitosa los objetivos propuestos para esta área de la empresa.

Pero queremos que entiendas que estas herramientas no solo te van a servir para crear un reporte de ventas diarias. También tienes la posibilidad de que el equipo de ventas rastree cada interacción, y asegurarte de que el equipo de ventas se encuentre siguiendo el protocolo en una fracción de tiempo determinada.

Las 10 mejores herramientas en este sector que facilitarán tu vida son:

  • HubSpot CRM: esta increíble herramienta te permite no solo organizar y rastrear, sino que además tienes la posibilidad de nutrir a todos tus clientes. Otra característica que la hace ser una de las preferidas para la elaboración de reporte de venta, es que es totalmente gratuita. Ahora puedes olvidarte de tener que actualizar los informes porque HubSpot lo hace de manera automática por ti.
  • Sales Hub: puedes acceder a esta herramienta de forma gratuita y sin límite de tiempo, aunque debes considerar que puedes optar a tener mayor cantidad de complementos por el valor de $500. El principal beneficio que puedes obtener de Sales Hub, es que te da la oportunidad de acortar los ciclos de ventas y aumentar las tasas de cierre. Ahora puedes automatizar sin problemas tus ventas.
  • LeadMine: otra de las herramientas que ofrece acceso a un plan gratuito. Lo que encanta a los usuarios de este software, es que pueden encontrar leads B2B directamente con la dirección de correo electrónico empresarial en cosa de segundos. Pero también tienes la alternativa de realizar búsquedas específicas, filtrando los contactos en base a su puesto de trabajo.
  • LeadFuze: esta herramienta te permite realizar búsquedas de clientes por rol, industrias específicas, entre otras. Eso si debes tener presente que sus planes van desde los $132 al mes. Otro de los atractivos de LeadFuze, es que puedes encontrar datos como correos electrónicos verificados, redes sociales, números telefónicos y más.
  • Salesforce: este CRM tiene un plan básico de $25 pudiendo ser tu mejor alternativa, ya que es una herramienta perfecta para empresas de todo tipo de tamaño que buscan acelerar sus ventas, crear reportes o automatizar tareas.
  • Microsoft Dynamics: puedes adquirir este software por un monto mensual de $57. Esta herramienta se caracteriza por impulsar la productividad de las ventas y la efectividad del marketing de la empresa. Pero lejos lo que adoran los usuarios de Microsoft Dynamics es que pueden automatizar sus procesos comerciales, lo que incluye la elaboración de reportes de venta. ¡Ah! Y no nos podemos olvidar que también cuentas con su aplicación móvil, para alcanzar una mejor agilidad de los procesos.
  • PipeDrive: adquiere tu plan desde los $12.50, eso sí, debes considerar que es la herramienta perfecta para la gestión de ventas de equipos pequeños que tienen grandes ambiciones.
  • ActiveCampain: adquiere su software de ventas por $49 mensual. La gran propuesta de esta marca es que puedas automatizar la experiencia de los clientes, conectando con ellos de manera efectiva. Además puedes automatizar la gestión de contactos para que el equipo de ventas tenga tiempo de vender.
  • Keap: con planes que van desde los $79 al mes podrás acceder a elementos que te ayudarán a hacer más en menos tiempo para que te puedas enfocar netamente en incrementar las ventas. También tienes la posibilidad de descargar su app para el seguimiento automático.
  • Act!: con planes desde $25 al mes tendrás acceso a excelentes herramientas para comercializar de modo profesional y convertir a aquellos clientes potenciales en ventas. Contacta y gestiona clientes, gestiona calendario y oportunidades, canaliza las ventas y por supuesto desarrollar reportes de venta automatizados.

Y la lista realmente puede continuar, porque otras herramientas bastante utilizadas son: Vtiger, Doodly Playbooks, Drift, Conversica, Five9 yFreshSales.

Sergio – Mundoreporte.com

¿Ya decidiste cuál de estas herramientas es la más adecuada para tu empresa? Todas ellas tienen características que las hacen únicas, pero depende de lo que se necesite en tu empresa cuál sea la más adecuada.

Ahora que conoces aspectos tan importantes para la elaboración de un reporte de ventas como para qué sirve, cómo hacer un reporte de ventas en Excel, tener ejemplos, un formato descargable y herramientas ya no tienes más excusas para no hacer un completo informe. Esperamos haberte podido ayudar, nos vemos pronto para seguir aprendiendo sobre los reportes.

BIBLIOGRAFÍA

  • https://blog.hubspot.es/sales/reporte-de-ventas
  • https://www.forcemanager.com/es/blog/como-hacer-un-reporte-de-ventas/
  • https://www.salesland.net/blog/reporte-de-ventas-o-manual-de-supervivencia-para-el-comercial
  • https://sistema-ventas.com.mx/sistemas-de-ventas/que-es-un-reporte-de-ventas-y-por-que-es-importante-para-tu-negocio/
Sergio
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