En el ámbito institucional es preciso tener el control de cada situación que sucede en medio de las actividades diarias, sobre todo cuando se trabaja con una estructura sistematizada que regula los procesos que se realicen en la organización o cuando es necesario llevar un control de los miembros de la misma y su comportamiento habitual.
Es el caso del ambiente laboral o escolar donde un incidente puede desestabilizar el orden de las actividades planificadas. Es por ello que, para justificar y registrar cualquier evento inesperado importante, es oportuno realizar un informe que explique el porqué de los acontecimientos y describa detalladamente lo sucedido.
El informe de incidencias se realiza con este objetivo, de forma que quede registrado cualquier circunstancia fuera de lo común que afecte de cualquier forma a la institución a alguno de sus miembros o a una parte de ellos. En este artículo conocerás más acerca de este tipo de informe y te explicaremos cómo puedes realizarlo.
Tabla de Contenido
- 1 Qué es un reporte de incidencias
- 2 Para qué sirve un reporte de incidentes
- 3 Cómo hacer un reporte de incidentes
- 4 Ejemplo de reporte de incidencias de personal
- 5 Ejemplo de reporte de incidencias escolar para alumnos
- 6 Tipos de reporte de incidencias laborales o escolares
- 7 Descargar ejemplos en Word de informe de incidencias
- 8 Bibliografía
Qué es un reporte de incidencias
Se considera una incidencia a cualquier evento que pueda afectar el funcionamiento regular de la organización. Existen distintos tipos de incidencias y pueden incluso clasificarse de acuerdo a su grado de gravedad dependiendo del ámbito en que nos encontremos.
El reporte de incidencia es un documento que sirve para registrar dichos eventos inesperados. Por lo general cada institución u organización tiene un formato estipulado al cual obedecen para reportar las incidencias.
En el área laboral, por ejemplo, se pueden registrar eventualidades como accidentes laborales o enfermedades de los trabajadores. Son sumamente importantes, ya que pueden servir como un registro legal para detallar acontecimientos ante diferentes instituciones relacionadas a las cuales debamos dar cuenta e incluso para proteger a la empresa de cualquier repercusión legal.
Para qué sirve un reporte de incidentes
Es importante que sepas que realizar un reporte de incidencia puede salvarte a ti y a la empresa de muchos problemas. El reporte de incidencia sirve para detallar cada detalle de la situación que se haya presentado. En él se reflejan los involucrados, su comportamiento y cómo afectó este evento a la empresa o a los trabajadores (en el caso de incidentes laborales).
En el ámbito escolar el reporte de incidencias servirá para proteger a la institución de sanciones legales en caso de que algún niño sufra un accidente o daño dentro de la institución.
También sirven como una especie de registro histórico (sobre todo en el ámbito empresarial), que permite llevar una línea de tiempo de los acontecimientos más importantes de la institución y que a su vez servirá para evaluar cuales de estos eventos afectaron positiva o negativamente el funcionamiento de la misma.
Cómo hacer un reporte de incidentes
Puesto que es considerado un documento que puede servir para ser presentado como una especie de registro legal, es importante que el reporte de incidencias siga un patrón o estructura ordenada que pueda reflejar de manera clara los detalles de dicha incidencia.
Como leíste anteriormente, algunas empresas o instituciones tienen un formato establecido para elaborar un reporte de incidencia de forma que todos los reportes sigan la misma estructura y puedan reflejar la información completa. Estos formatos pueden ser generales o propios de la empresa.
Si en tu caso nunca has hecho un reporte de incidencias, te daremos algunos pasos que puedes seguir para elaborar tus reportes de forma correcta y mucho más sencilla.
1. Elaborar el formulario u obtener uno prestablecido
Tener una estructura clara para presentar el reporte de incidencias es clave para que puedas llevar un orden de los datos que especificaras en el documento. Es por esta razón que el primer paso que debes seguir es realizar y revisar la estructura que seguirás para ello.
Si perteneces a una organización con un tiempo considerable de trayectoria, es posible que ya exista un modelo listo para este tipo de evento. Si por el contrario, tu organización es nueva o no cuenta con un formato de reporte de incidencia, puedes buscar uno en línea que te ayude a establecer tu propia forma de trabajar de ahora en adelante.
En todo caso, es importante que el reporte tenga los siguientes datos:
- Datos de la empresa
- Fecha y hora del incidente
- Lugar donde ocurrieron los hechos (dirección exacta)
- Datos de las personas involucradas en el hecho.
- Descripción detallada de lo que pasó antes, durante y después del incidente.
2. Control de personal
Este es uno de los aspectos más importantes y una de las consideraciones que debes tener incluso antes de que ocurra un incidente, pues al tener un control del personal, será mucho más sencillo conocer el origen de lo que pudo haber ocurrido y dar soluciones rápidas al evento.
Tener una base de datos de los trabajadores (en el aspecto laboral) o los miembros de la organización te permite ubicar rápidamente a los involucrados a la hora de que ocurra algo inesperado. Para ello puedes utilizar recursos o instrumentos como una lista de los trabajadores (en el caso del ámbito escolar se usa una lista de los alumnos).
También se recomienda tener como base de datos una lista de horarios de entrada y salida de cada miembro, el área a la cual pertenece y el papel o cargo que desempeña dentro de la organización.
En las empresas donde se desarrollan actividades muy específicas, es recomendable tener un documento o guía que describa cuales son estas actividades por cada área de trabajo y los equipos que se usan en las mismas. En este sentido, es importante tener una descripción de los mismos, la fecha en que se adquirieron y su estado actual.
3. Reconocer el tipo de incidente
Bien sea en el ámbito laborar, organizacional o escolar, existe una gran cantidad de incidencias que se pueden presentar en cualquier momento. Por esta razón es bueno que puedas identificarlas de acuerdo a su gravedad y contexto. De esta forma podrás responder con mejor criterio y serás más objetivo al momento de presentar un reporte que describa dicha incidencia.
En líneas generales, las incidencias pueden ser internas o externas. Cuando son incidencias internas, acontecen dentro de la empresa o institución, por lo general con el personal o los miembros de la misma y puede involucrar algún percance con los equipos, un accidente laboral o algo menos grave como un reposo por enfermedad o alguna falta.
También existen las incidencias externas, que están relacionadas con los clientes, proveedores u otras instituciones asociadas. Dentro de ellas puedes encontrar problemas con productos recibidos o enviados, documentos realizados de manera incorrecta, retardos en procesos específicos, entre otros.
4. Enviar y analizar el reporte
Luego de haber reconocido que tipo de incidente sucedió y registrarlo en un formato establecido creado por la empresa, el siguiente paso es enviar el reporte al departamento correspondiente. Identificar qué tipo de reporte se debe hacer de acuerdo al incidente ocurrido, te ayudará a enviar el mismo al lugar correcto para, posteriormente realizar un análisis de los acontecimientos.
Esto servirá para poder revisar cuales fueron los posibles factores que desencadenaron el incidente y tomar en cuenta una forma de prevenir.
5. Plantea soluciones o mejoras
Por último, es importante sacar conclusiones de acuerdo al análisis que se haya hecho para poder plantear soluciones a incidentes parecidos futuros. Este análisis puede prevenir accidentes y ayudar a realizar correcciones en el sistema de la institución. De esta forma, se puede mejorar la forma de trabajo y se creará un entorno más seguro, bien sea en el ámbito laboral o en el ámbito escolar.
Ejemplo de reporte de incidencias de personal
Nombre de la Empresa: Repuestos Ávila.
- Tipo de Reporte: Reporte de Incidencias
- N° de expediente: A24555
- Fecha: 15/12/2021
Involucrados: Héctor Pérez (depósito), Maribel Barrios (cajera)
Resumen de la incidencia: Extravío de 4 cajas de Bujías ACDelco.
El día jueves 15 de diciembre a las 5 de la tarde, al realizar el inventario de productos en el depósito, el trabajador Héctor Pérez junto con el supervisor Andrés Velázquez, notaron la falta de 4 cajas de bujías en el lugar correspondiente dentro del depósito.
El supervisor realizó una comparativa de las ventas realizadas con el material que se encontraba en el depósito y no concordaban, por lo que se dirigieron a las cajas y se dieron cuenta que en la caja numero 3 a cargo de la señorita Maribel Barrios, se encontraban las cajas extraviadas, las cuales estaban destinadas para una venta, sin embargo el cliente no las compró. La cajera olvidó regresar las cajas al depósito, razón por la cual el inventario no coincidía.
Ejemplo de reporte de incidencias escolar para alumnos
A continuación, un formato de reporte de incidencias escolares:
Colegio Nuestra Señora del Carmen
Madrid, 12 de marzo del 2021.
Reporte de accidente escolar
El día 12 de marzo del año 2021, los alumnos del 2do gado del Colegio Nuestra Señora del Carmen Ubicado en el Sector B de la Calle 74, disfrutaban de su tiempo de receso a medio día. A las 12:25pm el alumno Diego Brito, sufrió una caída al encontrarse jugando en las escaleras de la parte trasera del patio, lejos de la vista de las maestras y fuera del área permitida para jugar.
Uno de sus compañeros que se encontraba con él (Francisco Torres) dio aviso a las maestras, quienes inmediatamente se dirigieron al lugar. Al llegar al sitio, el niño se encontraba en el suelo y se había golpeado la zona del tobillo.
Fue llevado a la enfermería de la institución, donde se le inmovilizó el pie y fue trasladado a un centro hospitalario para una mejor revisión, al mismo tiempo que se llamó a su representante para notificar el hecho.
La maestra a cargo era Florinda Ramírez y al momento del hecho se encontraban la maestra Victoria Fernández y Daniela Martínez. El hecho fue registrado por la secretaria Vilma Herrera y firman las maestras mencionadas, el Director Heraldo Casias y la madre del alumno afectado.
Tipos de reporte de incidencias laborales o escolares
Los anteriores fueron ejemplos generales de cómo puedes presentar un reporte de incidente laboral o escolar. Sin embargo, estos reportes se pueden clasificar de la siguiente manera:
- Reportes de Incidencias Previstas: Son aquellas que en líneas generales se pueden suponer o predecir y suceden dentro de un ambiente controlado. En el área laboral se puede tratar de faltas, vacaciones, reposos por alguna enfermedad o permiso. En el área escolar pueden ser retiro de algún alumno de la nómina de la institución, cartas de compromisos o reportes de conductas, etc.
- Reporte de incidencias Imprevistas: Son aquellas que no están contempladas dentro de un contexto controlado, como es el caso de la muerte de algún miembro de la organización, el robo de algún material o el daño irreversible de alguna maquinaria en el área laboral.
En el ámbito escolar pueden ser reporte de accidentes o eventos, tales como incendios o suspensión de clases.
Descargar ejemplos en Word de informe de incidencias
Bibliografía
Fuente: https://milformatos.com/empresas-y-negocios/reporte-de-incidencias/
Fuente: https://modelos-de.com/reporte/incidencias/
Fuente: https://www.monografias.com/docs/Definicion-De-Reporte-De-Incidencias-E-Importancia-FKEKSZGPJDGNY
